Жизнь как проект: как управлять?

Подпишитесь на рассылку. Три главных вопроса о будущем.
Каждую пятницу. Без спама.
На этот вопрос ответит
Рита Константинова
Руководитель портфеля продуктов для предпринимателей МТС Твой бизнес — витрины цифровых сервисов для малого бизнеса
Рита Константинова рассказала о том, какие инструменты из бизнеса можно забрать и применить в своей жизни, чтобы планировать и управлять ей было легче.
«В сегодняшнем дне каждый становится предпринимателем, даже если не знает об этом. Для решения любых повседневных задач можно использовать инструменты и современные технологии, не важно, управляете вы корпорацией, ведёте небольшое дело или хотите спланировать отпуск».
Прямой эфир ReForum 29 июля, виртуальная студия
Метод матрицы Эйзенхауэра
Этот интуитивный метод достаточно прост, и каждый из нас наверняка уже использовал его в планировании.

Мы делим все наши задачи на 4 типа по матрице:

1. Срочные и важные дела — их делаем в первую очередь
2. Несрочные и неважные дела не делаем вообще
3. Срочные, но неважные — от них можно отказаться или делегировать
4. Важные, но несрочные — уходят в планирование

К сожалению, мы чаще всего закапываемся в важное и срочное и лишаем себя возможности заняться планированием и выстроить стратегию собственной жизни.
В качестве альтернативы Рита предлагает концепцию «Do It Tomorrow» или «Сделай это завтра»
Главный принцип — ограничить количество ежедневных задач. Тогда внимание не будет перескакивать от задачи к задаче, а качество жизни и работы повысится.

Основные сущности методологии «DIT»

1. Проект. Он бывает двух типов.

Продолжительный.
Он включает в себя регулярное повторение похожих действий на протяжении длительного времени. Такие проекты часто однообразны, поэтому лучший способ их вести — превратить в ежедневную/еженедельную привычку, выделив время в расписании. Например, так можно изучать английский, заняться спортом или читать книги.

Организационный.
В таких проектах мы сталкиваемся со множеством вещей и действий, которые по сути своей не пересекаются. Примеры таких проектов: запуск бренда или стартапа, подготовка к выступлению. Каждый из таких проектов подразумевает под собой активное действие — блок работ, из которых состоит проект.

Каждый шаг в такой подготовке — это задача, и в концепции «DIT» у задачи только два статуса: запланированная или выполненная. Не бывает промежуточного результата для задач.
Время — это среда в которой мы существуем. Как помочь себе найти время в расписании?
1. Формируйте закрытые списки простых задач. Это базис и основа. Если вы запланировали на понедельник 10 задач, ничего больше не добавляйте в свой список. Выполненные задачи создают ощущение эффективности и помогают сохранить фокус.

2. Забивайте в своем расписании временные слоты для стратегических задач и анализа. Наши действия в будущем влияют на нас, поэтому так важно самому с собой обсуждать цели.

3. Занимайтесь продолжительными проектами каждый день. Это неизбежно приводит к результатам.

4. Начинайте день с «хвостов» — незакрытых задач с предыдущего дня., Группируйте похожие вопросы и решайте их вместе.

Делегирование — это новый чёрный
Есть круг задач, которые абсолютно точно нужно делегировать и не сомневаться в этом.

#1. Подготовительные процессы: сбор информации для нового проекта, анализ конкурентов, формирование базы для звонков

#2. Задачи, которым легко научить: заполнение каталогов. настройка постинга в соцсети, проверка статей и т.д.

#3. Регулярно повторяющиеся задачи: рассылки, публикация материалов

#4. Специализированная деятельность: нанять экспертов. Мы так делегирует здоровье врачам и обучение — учителям. Помните, что делегируя, например, уборку, вы освободите себе время в расписании для более важных, стратегических задач.
Как делегировать качественно
Отлично с делегированием поможет методология SMART:

S — specific. Задача должна быть конкретна. Точно обозначайте действия, которые нужно сделать, и понятный результат, которого вы ожидаете, передав задачу на исполнение другому человеку.

M — measurable. Задача должна быть измерима: не запланировать несколько постов в инстаграм, а конкретно: например, поставить 10 в автопостинг.

A — attainable. Задачу нужно делегировать тому, у кого есть ресурс для её выполнения. Неправильно будет делегировать присмотр за детьми человеку без компетенций и навыков няни.

R — relevant. Задача должна быть актуальна, то есть, ценность и важность её должны понимать все исполнители. Никто не хочет делать ненужную работу. И это уже вопрос мотивации: действительно ли эта задача важна и почему.

T — time-bound. Задача должна иметь срок выполнения. Всегда договаривайтесь о дедлайне, когда вы хотите получить результат.
Тренды менеджмента
Я вижу 5 трендов в сфере управления своей жизнью как проектом.

#1. Инструменты выбирают исходя из задачи. Если нужно бороться с ощущением неэффективности, достаточно просто писать списки и отмечать выполненные задачи.

#2. Инструменты учитывают личные предпочтения, зону кофморта и «типологию», мотивацию и биоритмы. Например, если вы жаворонок, то делать задачи утром — это хорошая идея, даже если ваш офис начинает работу с 10:00. Находите задачи, которые вам комфортно делать самостоятельно по утрам.

#3. Отсутствие принуждения. Раньше была позиция «умри, но сделай». Сейчас мы всё чаще переходим к ненасильственному и ресурсному подходу.

#4. Концепция work-life-balance дискредитировала себя. Ни одна из этих сфер теперь невозможна без другой. Пандемия только усилила этот тренд. Мы живём в ритме, который охватывает и личные, и рабочие дела, поэтому планировать их тоже стоит одинаково вдумчиво.

#5. Отдых — это часть нашего жизненного плана. Позволяйте себе тайм-аут и предотвращайте выгорание. Важно находить в расписании время на себя.
Планирование с WorkZen
В феврале 2020 мы запустили свой таск-трекер, и сегодня приложением и веб-версией пользуются уже 150 000 человек. Удобно то, что вы можете настроить все инструменты под себя.

А наше ноухау — интеграция c Telegram-ботом — позволяет записывать важные заметки и вопросы через бот автоматически в трекер.Мы кастомизируем наш трекер так, что вы даже можете отключать ненужные разделы.

Кому точно подойдёт таск-трекер?
1. Предприниматели и self-made команды. Чтобы ничего не упустить в работе
2. Малый бизнес: 5-7 человек, которым важно быть на связи по рабочим процессам
3. «Fancy teams» — команды внутри корпораций, которым также важно вести проект, но, по каким-то причинам, традиционные инструменты этой корпорации для них неудобны.
90 дней подписки на МТС Твой бизнес по промокоду для подписчиков ReForum. Нажмите на баннер, чтобы получить подписку.

#1 Проверьте поставщика или партнера на благонадежность с InsideReport
#2 Соберите программу лояльности для вашего бизнеса в онлайн-конструкторе
#3 Подключите все расширения для удобного таск-трекера WorkZen, а это экономия до 9000 ₽.

Промокод действует с момента активации.
Он используется автоматически, при переходе в сервисы.
Смотрите полное выступление Риты Константиновой в записи
Жизнь как проект: как управлять?
Рита Константинова, эфир ReForum от 29 июля
Понравилась статья?
Все сезоны ReForum открыты для зарегистрированных участников.
Заполните форму, доступ придёт вам на почту.
Смотри полное выступление спикера в записи.
Другие вопросы из рубрики БИЗНЕС
В этом разделе ключевые бизнес-тренды, которые влияют на будущее